Privacy Notice on the Processing of Personal Data pursuant to Articles 13–14 of Regulation (EU) 2016/679

Data Subjects: customers
CARLO RATTI ASSOCIATI SRL, in its capacity as Data Controller of your personal data, pursuant to and for the purposes of Regulation (EU) 2016/679, hereinafter “GDPR”, hereby informs you that the aforementioned regulation provides protection for data subjects with regard to the processing of personal data and that such processing will be carried out in accordance with the principles of fairness, lawfulness, transparency and protection of your confidentiality and your rights.

Your personal data, as well as those of the natural persons acting on behalf of your company as authorized representatives, will be processed in accordance with the legislative provisions of the above-mentioned regulation and the confidentiality obligations provided therein.

Purposes and legal basis of the processing
In particular, your data will be processed for the following purposes related to the implementation of obligations arising from legal or contractual requirements:

• Management of the contractual relationship with the client, including pre-contractual and post contractual activities (legal basis: performance of a contract, art. 6 par. 1 letter b)
• Mandatory legal obligations in the fiscal and accounting field (legal basis: legal obligation, art. 6 par. 1 letter c)
• Compliance with legal obligations, regulations, national and/or EU rules (legal basis: legal obligation, art. 6 par. 1 letter c)
• Soft marketing activities, sending newsletters and informational communications relating to the services offered (legal basis: legitimate interest, art. 6 par. 1 letter f)
• Defensive investigation activities to ascertain, exercise or defend a right in court (legal basis: legitimate interest of the Data Controller, art. 6 par. 1 letter f)

The processing of data necessary for the fulfilment of such obligations is required for the proper management of the relationship and the provision of such data is mandatory in order to achieve the above mentioned purposes.

The Data Controller also informs you that any failure to communicate, or incorrect communication of, one of the mandatory pieces of information may result in the impossibility for the Data Controller to ensure the adequacy of the processing itself.

The Data Controller informs that at any time, including at the moment of collecting the data necessary for invoicing, the data subject may object to the use of his/her personal data (specifically contact data) for the sending of communications, newsletters and marketing activities relating to the services offered.

Such processing does not require the consent of the data subject because, pursuant to art. 6 par. 1 letter f and recital 47 of the GDPR, as well as art. 130 paragraph 4 of the amended Privacy Code Legislative Decree 196/2003, the legitimate interest of the Data Controller constitutes the applicable legal basis.

Processing methods
Your personal data may be processed in the following ways:

• processing by electronic computers
• manual processing through paper archives

All processing takes place in compliance with the methods referred to in articles 6 and 32 of the GDPR and through the adoption of appropriate security measures.

Communication
Your data may be communicated exclusively to public authorities and offices to which fiscal data must be communicated (e.g. Revenue Agency), as well as banks and credit institutions.

Where necessary for the provision of the requested services, the data may also be communicated to competent and duly appointed parties, such as consultants and service providers, for the performance of services necessary for the proper management of the relationship, with guarantees for the protection of the rights of the data subject.

Your data will be processed exclusively by personnel expressly authorized by the Data Controller.

Disclosure
Your personal data will not be disclosed in any way.

Retention Period
In compliance with the principles of lawfulness, purpose limitation and data minimization pursuant to art. 5 of the GDPR, the retention period of your personal data is:
• Accounting and fiscal data: 10 years in compliance with obligations relating to the retention of accounting and fiscal records (art. 2220 Civil Code, which provides for the retention of accounting records for 10 years; art. 22 of Presidential Decree 29 September 1973, no. 600)
• Other data: 10 years from the termination of the effectiveness of the contract or, in case of disputes, for the limitation period provided by the legislation for the protection of the related rights.

Rights of the Data Subject

1. The data subject has the right to obtain confirmation of the existence or otherwise of personal data concerning him/her, even if not yet recorded, and their communication in intelligible form.
2. The data subject has the right to obtain the indication of:
   a. the origin of the personal data;
   b. the purposes and methods of the processing;
   c. the logic applied in the case of processing carried out with the aid of electronic instruments;
   d. the identification details of the Data Controller, processors and the representative designated pursuant to Article 5 paragraph 2;
   e. the subjects or categories of subjects to whom the personal data may be communicated or who may become aware of them as designated representatives in the territory of the State, processors
   or persons in charge.
3. The data subject has the right to obtain:
   a. the updating, rectification or, where interested, the integration of the data;
   b. the erasure, anonymization or blocking of data processed in violation of the law, including data whose retention is not necessary in relation to the purposes for which they were collected or subsequently processed;
   c. certification that the operations referred to in letters a) and b) have been notified, also as regards their content, to those to whom the data were communicated or disclosed, except where this proves impossible or involves a disproportionate effort compared to the right protected;
   d. data portability.
4. The data subject has the right to object, in whole or in part:
   a. for legitimate reasons to the processing of personal data concerning him/her, even if pertinent to the purpose of the collection.
5. The data subject has the right to request the restriction of processing.

You may exercise your rights by sending an email to privacy@carloratti.com or by sending a written request to the contact details indicated above.

Furthermore, if the data subject believes that the processing of personal data violates the applicable legislation, he/she may lodge a complaint with the Supervisory Authority for the protection of personal data pursuant to art. 77 of Regulation 2016/679, or submit a report pursuant to art. 144 of Legislative Decree 101/2018.

Informativa sul trattamento dei dati personali ex artt. 13-14 Reg.to UE 2016/679

Soggetti Interessati: clienti
CARLO RATTI ASSOCIATI SRL nella qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi e per gli effetti del Reg.to UE 2016/679 di seguito ‘GDPR’, con la presente La informa che la citata normativa prevede la tutela degli interessati rispetto al trattamento dei dati personali e che tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

I Suoi dati personali, e quelli delle persone fisiche che operano per conto della Vostra società in qualità di incaricati verranno trattati in accordo alle disposizioni legislative della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza ivi previsti.

Finalità e base giuridica del trattamento: in particolare i Suoi dati verranno trattati per le seguenti finalità
connesse all’attuazione di adempimenti relativi ad obblighi legislativi o contrattuali:

• Gestione del rapporto contrattuale con il cliente, comprese le attività pre e post contrattuali. (b.g. esecuzione di un contratto art. 6 par. 1 lett. b)
• Adempimenti obbligatori per legge in campo fiscale e contabile (b.g. obbligo di legge art. 6 par. 1 lett. c)
• Adempimento di obblighi di legge, di regolamenti, di normative nazionali e/o comunitarie (b.g. obbligo di legge art. 6 par. 1 lett. c)
• Attività di soft marketing, invio di newsletter e di comunicazioni a carattere informativo nell’ambito dei serviziproposti (b.g. legittimo interesse art. 6 par. 1 lett. f)
• attività di indagine difensiva per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (b.g legittimo interesse del Titolare art. 6 par. 2 lett. f. )

Il trattamento dei dati funzionali per l’espletamento di tali obblighi è necessario per una corretta gestione del rapporto e il loro conferimento è obbligatorio per attuare le finalità sopra indicate. Il Titolare rende noto, inoltre, che l’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, può causare l’impossibilità del Titolare di garantire la congruità del trattamento stesso.

Il Titolare rende noto che in qualsiasi momento, anche contestualmente alla raccolta dei dati necessari alla fatturazione, l’interessato può opporsi all’utilizzo dei suoi dati personali (nello specifico dati di contatto) per l’invio di comunicazioni, newsletter e attività di marketing nell’ambito dei servizi proposti. Tale trattamento non richiede il consenso dell’interessato, poiché in base all’art. 6 par. 1 lettera f e al considerando 47 del Gdpr, nonché all’ art. 130 comma 4 del novellato Codice Privacy D.Lgs. 196/2003, il legittimo interesse del Titolare del trattamento costituisce la base giuridica applicabile.

Modalità del trattamento: i suoi dati personali potranno essere trattati nei seguenti modi:

• trattamento a mezzo di calcolatori elettronici
• trattamento manuale a mezzo di archivi cartacei

Ogni trattamento avviene nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6, 32 del GDPR e mediante l’adozione delle adeguate
misure di sicurezza previste.

Comunicazione: i suoi dati potranno essere comunicati esclusivamente agli enti e uffici pubblici a cui i dati fiscali devono essere comunicati (p.e. Agenzie delle Entrate,), nonché banche e istituti di credito; in caso di necessità per l’espletamento dei servizi richiesti, a soggetti competenti e debitamente nominati per l’espletamento dei servizi necessari ad una corretta gestione del rapporto, quali consulenti e fornitori di servizio, con garanzia di tutela dei diritti dell’interessato.

I suoi dati saranno trattati unicamente da personale espressamente autorizzato dal Titolare.

Diffusione: I suoi dati personali non verranno diffusi in alcun modo.

Periodo di Conservazione: Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e
minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è:

– dati contabili e fiscali: 10 anni in ottemperanza agli obblighi relativi alla conservazione delle scritture contabili e fiscali (art. 2220 codice civile che prevede la conservazione per 10 anni delle scritture contabili; art. 22 del D.P.R. 29 Settembre 1973, n.600)

– altri dati: 10 anni dal momento della cessazione dell’efficacia del contratto o, in caso di contestazioni, per il termine prescrizionale previsto dalla normativa per la tutela dei diritti connessi

Diritti dell’Interessato

1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:
   a. dell’origine dei dati personali;
   b. delle finalità e modalità del trattamento;
   c. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
   d. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2;
   e. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di
   responsabili o incaricati.
3. L’interessato ha diritto di ottenere:
   a. l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
   b. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
   c. l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente proporzionato rispetto al diritto tutelato;
   d. la portabilità dei dati.
4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
   a. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
5. L’interessato ha diritto di richiedere la limitazione del trattamento.

Può esercitare i suoi diritti inviando una mail a privacy@carloratti.com o inviando richiesta scritta ai recapiti sopra specificati.

Inoltre, l’interessato nel caso ritenga che il trattamento dei propri dati sia contrario alla normativa in vigore può proporre reclamo all’Autorità di controllo per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento 2016/679 oppure presentare una segnalazione ai sensi dell’art. 144 del d.lgs. 101/2018.